FAQ-Sammlung

Die FAQ teilen sich in folgende Bereiche auf: in Allgemeine Fragen, Programmbausteine für teilnehmende Organisationen und Fragen zu Bewerbung und Auswahl.
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Was bedeutet für das Programm eigentlich „Digitalisierung”?
„Digitalisierung“ ist ein Begriff, der derzeit in sehr vielen Debatten und Kontexten verwendet wird. In Deutschland werden damit häufig strukturelle Anpassungsprozesse bezeichnet, die durch die Verbreitung und Weiterentwicklung digitaler Technologien in der Gesellschaft erfolgen.

Im Programm „Die Verantwortlichen #digital“ beziehen wir den Begriff der „Digitalisierung“ auf die Veränderungen und Weiterentwicklungen zivilgesellschaftlicher Organisationen, die durch digitale Technologien ausgelöst werden. Die digitale Transformation kann mehrere Bereiche von Organisationen betreffen, wie z.B. Angebote und Services, Kommunikation und Arbeitsweise (auch: Organisationskultur), Administration und Verwaltung, Infrastruktur sowie Finanzierung und Fundraising. Hier setzen wir auf eine Strategieentwicklung, damit Organisationen den digitalen Wandel bewältigen und aktiv sowie zielgerichtet gestalten können.
Eine Strategie ist nicht der einzige Weg, um erfolgreich zu handeln. Aber sie kann ein sehr hilfreicher Weg sein, um einer Organisation Orientierung zu geben, damit
  • sie sich bei einer Vielzahl von Möglichkeiten fokussiert,
  • die Beteiligten sich aufeinander abstimmen,
  • es eine gemeinsame Leitlinie für den Umgang mit Herausforderungen und Chancen gibt, die das Feld der Digitalisierung mit sich bringt,
  • die Organisation einmal Inne hält, bevor mit der Umsetzung anfangen wird,
  • Wissen und Vereinbarungen nicht verloren gehen, z.B. im Fall von wechselnden haupt- und ehrenamtlichen Akteur*innen.
Uns ist es wichtig, dass nicht nur zwei Mal 14 Organisationen von diesem Programm profitieren, sondern auch viele andere zivilgesellschaftliche Organisationen von den Erkenntnissen und Erfahrungen inspiriert werden, sich selbst auf den Weg zu machen, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln und umzusetzen. Aus diesem Grund kooperieren wir im ersten Durchlauf mit ZiviZ – Zivilgesellschaft in Zahlen gGmbH, damit die Erfahrungen und Erkenntnisse der teilnehmenden Organisationen systematisch, zielgerichtet und objektiv auch für andere interessierte Akteure aufbereitet werden können.
Die teilnehmenden Verantwortlichen und ihre Organisationen sammeln vielfältige Erfahrungen und vertiefen ihr Wissen. Dieser Prozess wird dabei von ZiviZ gGmbH mit der Fragestellung „Wie funktioniert Digitalisierung in zivilgesellschaftlichen Organisationen?“ begleitet. Die gesammelten Erkenntnisse der Verantwortlichen, von ZiviZ und auch der Akademie für Ehrenamtlichkeit sollen möglichst vielen Interessierten zur Verfügung gestellt und verbreitet werden (z.B. auf dieser Webseite, bei Veranstaltungen, über Podcasts, bei Austauschtreffen etc.). Dies ist ein wichtiger Baustein des Projekts, der sich an alle richtet, die nicht am Programm teilnehmen.

Die Programmbausteine – was das Programm den teilnehmenden Organisationen bietet

Was sind Peer-to-Peer-Treffen?
An den drei zweitägigen Peer-to-Peer-Treffen tauschen sich die Verantwortlichen gezielt miteinander aus, beraten sich gegenseitig kollegial, lernen von den Erfahrungen der anderen und arbeiten an gemeinsamen Fragestellungen.

Die Treffen werden vom Team der Akademie für Ehrenamtlichkeit moderiert. Die Inhalte werden von den Verantwortlichen mitgestaltet.
Die Beratungen sind schwerpunktmäßig als Fachberatungen angelegt. Insgesamt kann jede teilnehmende Organisation fünf Beratungstage wahrnehmen. An den Beratungen nimmt in jedem Fall das Verantwortlichen-Tandem teil. Zusätzlich ist es sinnvoll, gemeinsam mit der*dem Berater*in zu schauen, welche weiteren Personen an dem Beratungsprozess beteiligt werden sollten.

Am Anfang der Beratungen steht eine Bestandsaufnahme: Was tun wir bereits im Bereich der Digitalisierung? Was funktioniert gut, was nicht so gut? Welche Ideen haben wir? Vor welchen Schwierigkeiten stehen wir?

Im weiteren Beratungsprozess wird zum einen eine längerfristige Digitalisierungsstrategie entwickelt. Welche konkreten Ziele verfolgen wir in Bezug auf Digitalisierung in unserer Organisation? Welche Maßnahmen gehen wir an, um die Ziele umzusetzen? Welche personellen und finanziellen Ressourcen stehen dafür zur Verfügung? Wie wollen wir uns als Organisation zu den Chancen und Herausforderungen, die die Vielzahl der digitalen Möglichkeiten mit sich bringt, verhalten? Wie können alle beteiligten Akteure mitgenommen werden?

Zum anderen wird im Beratungsprozess der Fokus auf zwei Schwerpunktthemen, die sog. Entwicklungsziele gelegt. Für die Entwicklungsziele werden konkrete Maßnahmen entwickelt und mit der Umsetzung innerhalb der Programmlaufzeit begonnen.
Zum Beispiel:
  • Bestehendes Angebot durch den Einsatz verfügbarerer Technologien erweitern (z.B. Onlineberatung oder Webinare anbieten)
  • Interne Kommunikation durch digitale Tools verbessern (im hauptamtlichen oder ehrenamtlichen Team, aber auch zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen), um Informationen weiter zu geben, Kommunikationsprozesse zu verbessern, Entscheidungsprozesse zu unterstützen etc.
  • Administrative Abläufe verbessern
  • Externe Kommunikation neu aufstellen (z.B. durch einen Blog oder Instagram)
  • Transparenz steigern
  • Flexible Arbeitsmöglichkeiten schaffen (Homeoffice etc.)
  • Online-Fundraising nutzen

Um eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln und umzusetzen fehlt es manchmal auch einfach an Wissen, wie bestimmte Tools angewendet werden, die man nutzen möchte – sei es die Nutzung einer neuen Kommunikationsplattform oder wie man Webinare durchführt. Aber auch Führungsfragen, wie man das gesamte Team mit ins Boot holt oder wie Führung im digitalisierten Arbeitsalltag funktionieren kann, können Weiterbildungsthemen sein.

Um die Weiterentwicklung der persönlichen Kompetenzen der Verantwortlichen zu unterstützen, können die Verantwortlichen deshalb an Weiterbildungen teilnehmen, deren Kosten – nach Abstimmung – vom Projekt übernommen werden.
Wir verstehen die Beratungen schwerpunktmäßig als „Fachberatungen“, d.h. die externen Berater*innen stellen ihr fachliches Know-how, d.h. ihr Spezialwissen im Umgang mit digitalen Fragenstellungen, zur Verfügung. Gleichwohl wissen wir, dass sich im Rahmen von Strategieentwicklungsprozessen oft nicht nur fachliche Fragen stellen, sondern auch Fragen, die sich auf die Organisationskultur und Zusammenarbeit der Organisationsangehörigen beziehen und wie alle in diesem Veränderungsprozess mitgenommen und beteiligt werden können. Dabei kann das Verantwortlichen-Tandem oder auch die gesamte Organisation vor Herausforderungen stehen, um mit der Digitalisierungsstrategie weiter voranzukommen. Wie gehen wir mit Widerständen im Team um? Wie können wir sicherstellen, dass alle Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen angemessen an den geplanten Prozessen beteiligt werden? Wie organisieren wir uns im Verantwortlichen-Tandem?

Neben den fachlichen Berater*innen begleiten Susanne Saliger und Ute Clausner aus dem Projektteam je eine Organisation und stehen den Verantwortlichen bei allen Prozessfragen als Sparring-Partnerin zur Verfügung und gestalten bei Bedarf auch einen Teamworkshop vor Ort.
Wir übernehmen die Kosten für die Teilnahme an den Projektbausteinen: d.h. Fahrtkosten (innerhalb von Deutschland, ggf. aus dem Ausland nach Abstimmung mit dem Projektbüro), Übernachtungskosten, Verpflegungskosten bei den Treffen sowie Teilnahmegebühren der Weiterbildungen. Außerdem können die Verantwortlichen Reisekosten erstattet bekommen, wenn sie sich gegenseitig besuchen, um den Erfahrungsaustausch zu intensivieren.
Für die Umsetzung der Entwicklungsziele können bis zu 5.000 € beantragt werden. Dies ist keine Pauschale, sondern steht den Organisationen zur Verfügung, die eine kleine „Finanzspritze“ benötigen, um konkrete – im Rahmen der Beratungen vereinbarte Maßnahmen – umzusetzen. Dies kann der Kauf von Lizenzen sein, aber auch, um eine Teamfortbildung zu finanzieren.
All diejenigen die am Programm teilnehmen, werden in das Netzwerk „Die Verantwortlichen“ der Robert Bosch Stiftung aufgenommen, können Angebote und die Plattform des Bosch-Alumni Centers wahrnehmen und werden auch über das Programm hinaus zu Netzwerktreffen der Verantwortlichen eingeladen.

Fragen zur Bewerbung und Auswahl

Warum sollen zwei Personen aus einer Organisation teilnehmen?
Strategieprozesse bedürfen unseres Erachtens in besonderer Weise Unterstützung auf verschiedenen Organisationsebenen, da sie sich mit Themen befassen, die im Alltag ungern, aber aufgrund von mangelnden Ressourcen dennoch oft vernachlässigt werden. Wir haben erlebt, dass Strategieprozesse mit einer höheren Wahrscheinlichkeit erfolgreich sind, wenn zwei Ebenen gemeinsam zielgerichtet an strategischen Themen arbeiten: Zum einen (mindestens) eine Person aus der Leitungsebene der Organisation (Vorstand oder Geschäftsführung), die sich verantwortlich fühlt, um aufgrund der Priorisierung wesentliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen und die Inhalte strategisch mitzugestalten. Zum anderen eine Person, bei der die Koordination und die operativen Vorgänge mit fachlicher Expertise zusammenlaufen.
Alles, was dazu beiträgt, andere Organisationen zu ermutigen und zu inspirieren, sich ebenfalls auf den Weg zu machen, einen guten und gewinnbringenden Umgang mit den Möglichkeiten und Herausforderungen des digitalen Wandels zu finden. Zum Beispiel:

Blogbeiträge schreiben; sich für einen Podcast zum Thema zur Verfügung stellen; bei (regionalen) Treffen eigener Netzwerke in der Region von den Erfahrungen berichten und good practice-Beispiele weitergeben; bei Kongressen Workshops anbieten; bei Vorstandsitzungen befreundeter Vereine vom Programm berichten, sich aktiv an Barcamps beteiligen, Webinare aktiv mitgestalten…
Leider kann nur eine begrenzte Anzahl von Organisationen am Programm teilnehmen. Es ist uns wichtig, dass viele andere Organisationen ermutigt werden und von den Erkenntnissen des Programmes erfahren. Über unsere Veröffentlichungen (z.B. Ergebnisse der wissenschaftlichen Begleitung) und die Webseite erreichen wir erfahrungsgemäß nur einen bestimmten Ausschnitt der Akteure, Sie selbst kennen aber bestimmt ebenfalls viele Organisationen, die sich für das Thema interessieren. Außerdem haben wir die Erfahrung gemacht, dass sich Menschen besonders dann ermutigen lassen, wenn sie jemanden treffen, der oder die ihnen sagt: „Wir haben dies und jenes gemacht und es hat funktioniert!“
„Analog tickende Organisation“ kann verschiedenes sein, z.B.:
  • dass die Technologie, die genutzt wird, unbefriedigend ist, weil die Organisationsmitglieder privat schon viel weiter sind;
  • Viele ehrenamtliche und hauptamtliche Mitarbeiter*innen, die den technischen Möglichkeiten – wie Messenger-Diensten – skeptisch gegenüberstehen und diese nicht nutzen möchten;
  • Word- und Excel zur Prozessabbildung nutzen, mit anderen Programmen nicht vertraut sein;
  • Texte, die zu bearbeiten sind, im Anhang per Email schicken und dann im Änderungsmodus bearbeiten;
  • Organisationen, die wissen, dass sie ihr Angebot nach außen besser verbreiten könnten (z.B. durch Webinare), aber noch nicht genau wissen, wie sie dies umsetzen können.


Eine weitere Orientierung zur eigenen Einordnung als noch oder nicht mehr „analog tickende“ Organisation bietet der Report „Digitalisierung braucht Zivilgesellschaft“:
  • Digitale Novizen – ältere Initiativen mit Engagementtradition, die meist eher erprobte – und analoge – Vorgehensweisen benutzen.
  • Digitale Pioniere – zumeist renommierte Akteur*innen, bei denen die digitale Transformation von Prozessen und Programmen im Gange ist.
  • Digitale Spezialisten – häufig junge, flexible Initiativen mit einem Digitalisierungsfokus, die intern wie extern eher agile Vorgehensweisen und moderne Methoden nutzen.

Für den Begriff „Ehrenamt“ gibt es keine gesetzliche Definition und daher auch nicht für den Begriff „Ehrenamtliche“. Unter Ehrenamtlichen verstehen wir Menschen, die sich freiwillig engagieren, gemeinwohlorientierte Tätigkeiten ausüben und dies unentgeltlich tun. Eine Aufwandsentschädigung im Sinne einer Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale kann jedoch auch an Ehrenamtliche gezahlt werden.
Viele Organisationen entscheiden sich auch für den Begriff „Freiwillige“ oder unterscheiden zwischen „Freiwilligen“ und „Ehrenamtlichen“ je nach Einsatzbereich. Auch andere Bezeichnungen, z.B. „Engagierte“ sind denkbar. Wir verwenden die Begriffe synonym.
Wir fragen die beiden Punkte getrennt ab, da es in vielen Vereinen zwar eine mehr oder weniger große Schnittmenge zwischen Mitgliedern und Ehrenamtlichen gibt, aber diese meist nicht deckungsgleich ist, oft gibt es Mitglieder, die sich aktuell nicht aktiv in das Organisationsgeschehen einbringen und Ehrenamtliche, die formal keine Vereinsmitglieder sind.
Ja, auch 2020 wird es noch einmal die Möglichkeit geben, sich für das Programm zu bewerben. Wir können jedoch nicht versprechen, dass die Bewerbungskriterien dann exakt dieselben sind, da es möglich ist, dass wir aus Erfahrungen, die wir in der ersten Runde machen, Schlüsse ziehen werden und die Kriterien dann anpassen.
Bitte melden Sie sich, wir finden eine Lösung. Kontakt
Es muss sichergestellt sein, dass mind. eine der beiden Person zu jedem Treffen kommt und zwar immer die gleiche! Dies ist wichtig, da die Peer-to-Peer-Treffen davon leben, dass sich die Verantwortlichen kennenlernen, Vertrauen aufbauen und so wirklich in einen intensiven Erfahrungsaustausch treten. Wenn auch die zweite Person regelmäßig dabei ist, freuen wir uns sehr, denn erfahrungsgemäß ist die Motivation, die Dinge anzugehen, nach solch einem Treffen besonders groß und wenn zwei Personen motiviert sind, wächst die Wahrscheinlichkeit, Pläne alsbald gemeinsam anzugehen.
Da wir davon ausgehen, dass ein Kreisverband weitestgehend eigenständig agiert, können Sie sich gerne auch auf das Programm bewerben. Wir wünschen uns, dass Sie im Falle einer Teilnahme, ihre Erfahrungen dann gezielt auch in andere Verbandsebenen tragen.
Die Auswahljury setzt sich aus Vertreter*innen der beiden Förderer – der Robert Bosch Stiftung und dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat – zwei Vertreter*innen der Akademie für Ehrenamtlichkeit sowie zwei Verantwortlichen aus den vergangenen Programmzyklen zusammen.
Kriterien

Bewerben können sich Verantwortliche aus zivilgesellschaftlichen Organisationen, die sich Chancen und Potentiale des digitalen Wandels für ihre Organisation erschließen wollen.

Bewerbung

Um sich für das Entwicklungsprogramm zu bewerben, füllen Sie bitte die Bewerbungsmaske vollständig aus.

Termine

Informieren Sie sich hier über die Termine der ersten und der zweiten Runde des Entwicklungsprogramms.